给公司发函留证据是一个重要的商务沟通环节，通常用于正式通知、请求信息、解决争议或记录重要事项。为了确保发函的有效性并留下充分的证据，以下是具体步骤和要点：

1. 明确发函目的和内容

目的明确：首先明确发函的目的，例如要求履行合同、解决争议、提出索赔等。

内容详细：确保函件内容详细、具体，并明确列出相关的事实、要求和法律依据。

2. 选择合适的发函方式

书面函件：传统的纸质函件具有法律效力，但需要确保邮寄和接收过程的可靠性。

电子邮件：方便快捷，但需注意邮件的完整性和真实性，建议同时发送纸质版作为备份。

其他方式：如传真、快递等，根据具体情况选择。

3. 编写函件

正式格式：使用正式的商务函件格式，包括信头、日期、收件人、正文、结束语和签名。

清晰表达：语言要清晰、准确，避免使用模糊或含糊不清的表达。

证据附件：如有相关证据文件，如合同、付款记录等，可作为附件一并发送。

4. 确认接收和留存证据

确认接收：确保对方收到函件，可以通过邮件回复、电话确认或快递签收等方式。

留存证据：保留函件的副本或电子版，以备将来可能需要的法律纠纷或争议解决。

5. 遵循法律法规

法律要求：确保发函过程符合相关法律法规的要求，如隐私保护、合同法等。

专业咨询：如有需要，可咨询专业律师以确保发函的合法性和有效性。

示例：

复制

[公司名称]

[公司地址]

[联系电话]

[电子邮件]

[日期]

[收件公司名称]

[收件公司地址]

尊敬的[收件人姓名]：

主题：关于[合同编号]合同履行的通知

贵公司与我公司于[具体日期]签署了编号为[合同编号]的合同，约定[合同主要内容概述]。根据合同约定，我公司已按时完成了[具体事项]，但至今尚未收到贵公司应支付的款项。

为妥善解决此事，请贵公司在收到本函后[具体期限内]支付合同款项。若贵公司未能在规定期限内支付，我公司将不得不采取必要的法律手段维护自身权益。

附件：[相关证据文件，如合同、付款记录等]

特此函告，请贵公司予以重视并尽快回复。

此致

敬礼！

[你的名字]

[你的职位]

[公司名称]

注意事项

在发函前，务必对函件内容进行仔细审核，确保信息准确、完整。

如有需要，可咨询专业律师以确保发函的合法性和有效性。

在发送电子邮件时，建议使用加密邮件服务，并保存邮件的发送和接收记录作为证据。

以上步骤和要点旨在帮助你更好地给公司发函并留下充分的证据，以确保你的权益得到保障。请根据实际情况灵活运用并参考相关法律法规进行具体操作。